Guide

Le guide AutoFAS

Chaque fonctionnalité de l’application, avec de vraies captures et les étapes pour s’en servir.

Parc

Enregistrez tout votre parc et gardez chaque véhicule à jour.

Ouvrez Véhicules puis Nouveau véhicule, ou importez tout le parc en une fois depuis un fichier Excel ou CSV.
Renseignez l’immatriculation, le site et le conducteur affecté ; l’affectation peut changer à tout moment.
Le statut du véhicule (disponible, en mission, en entretien, immobilisé) se calcule seul à partir des pannes et des ordres de réparation en cours.
Ouvrez une fiche véhicule pour retrouver en un seul endroit ses documents, pleins, entretiens, pneus, sinistres et coûts.

Ne manquez plus une échéance : assurance, vignette, visite technique, permis.

Ajoutez chaque document (assurance, vignette, visite technique, carte grise, permis) sur la fiche du véhicule ou du conducteur, avec sa date d’expiration.
Le tableau de bord affiche les documents à renouveler avant qu’ils n’expirent, classés par urgence.
Chaque matin à 7 h, un récapitulatif par e-mail reprend les échéances proches, pour toute l’équipe concernée.
Un document expiré reste visible et signalé jusqu’à son renouvellement : rien ne disparaît en silence.

Suivez chaque plein et chaque kilomètre, et repérez les anomalies.

Les conducteurs saisissent un plein ou un relevé kilométrique depuis leur téléphone, même sans réseau.
Importez les relevés de vos cartes carburant : AutoFAS les rapproche automatiquement avec les pleins saisis.
Sept règles relisent chaque nuit les pleins et les cartes carburant et signalent ce qui cloche : plein trop grand pour le réservoir, double saisie, kilométrage incohérent.
Le carnet de bord donne la consommation réelle de chaque véhicule, plein après plein.

Entretenez avant la panne et suivez vos ordres de réparation.

Créez un plan d’entretien préventif au kilomètre ou à la date : AutoFAS prévient avant l’échéance.
Un conducteur ou un mécanicien signale une panne ; elle devient un ordre de réparation chez le garage choisi.
Suivez vos garages et fournisseurs ; les pièces posées sur un ordre de réparation sortent automatiquement du stock.
Les pneus (journal, état, alertes) et les check-lists d’inspection se suivent depuis le même endroit.

Organisez les demandes de véhicule et évitez les conflits de planning.

Un demandeur crée une demande de déplacement avec ses dates, son motif et le véhicule souhaité.
Le responsable des déplacements valide ou refuse, puis affecte un véhicule et un conducteur.
Le planning signale tout conflit avant qu’il n’arrive, par exemple deux missions sur le même véhicule au même moment.
Un sinistre ou une amende survenu pendant une mission se rattache directement au conducteur concerné.

Sachez ce que coûte vraiment chaque véhicule, et exportez vos chiffres.

Enregistrez les coûts ponctuels et récurrents de chaque véhicule : assurance, leasing, parking, et bien d’autres.
Le tableau de pilotage affiche le coût au kilomètre, la consommation, la disponibilité du parc et les véhicules à remplacer.
Exportez vos coûts et vos rapports en Excel ou en PDF, en français, en arabe ou en anglais selon la langue de l’appareil.
L’export comptable regroupe les écritures par lots numérotés, avec leurs éventuelles contre-passations.

Localisez vos véhicules et définissez des zones et des alertes.

Installez l’application Traccar Client sur le téléphone du conducteur, ou connectez un traceur déjà compatible avec le protocole OsmAnd.
La carte affiche la position de chaque véhicule équipé, et AutoFAS reconstitue automatiquement ses trajets.
Dessinez des zones autorisées ou interdites : une sortie de zone déclenche une alerte.
Recevez une alerte en cas de dépassement de vitesse ou de trajet hors des horaires autorisés.

Ouvrez l’accès à votre équipe, avec le bon rôle pour chacun.

Invitez un collègue par e-mail et choisissez son rôle parmi les six proposés : administrateur, responsable de parc, responsable des déplacements, mécanicien, conducteur, demandeur.
Chacun ne voit que ce qui le concerne : un conducteur ne voit pas les coûts, un mécanicien ne voit pas la facturation.
Activez la double authentification pour les comptes sensibles, et retrouvez chaque action dans le journal d’audit.
Suivez votre abonnement (formule, nombre de véhicules, période en cours) depuis les paramètres du compte.

Les mêmes données, mais chacun ne voit que ce qui le concerne.

Reçoit les signalements de panne et les transforme en ordres de réparation.
Suit les pneus et sort les pièces du stock directement depuis l’ordre de réparation.
Clôture l’ordre une fois le véhicule réparé ; son statut redevient disponible automatiquement.

Valide ou refuse les demandes de véhicule, avec le motif de sa décision.
Affecte un véhicule et un conducteur, et surveille le planning pour éviter les conflits.
Déclare un sinistre ou une amende survenue pendant une mission.

Garde un œil sur tout le parc : documents à renouveler, entretiens à prévoir, coûts du mois.
Décide, à partir du tableau de pilotage, quels véhicules remplacer et quand.
Exporte les rapports pour la direction ou la comptabilité.

Saisit un plein, un relevé kilométrique, une check-list ou une panne depuis son téléphone.
Continue à travailler sans réseau : tout se synchronise au retour de la connexion.
Voit immédiatement si une saisie a été refusée, et pourquoi.

Votre espace est prêt en quelques minutes. Importez vos véhicules depuis Excel et invitez votre équipe.